Tết đến là thời điểm các doanh nghiệp tất bật chuẩn bị những phần quà tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên. Quà Tết không chỉ thể hiện tấm lòng mà còn là “bộ mặt” của doanh nghiệp, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tinh tế. Tuy nhiên, khi đặt số lượng lớn, chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến tình trạng lãng phí, chậm tiến độ hoặc chất lượng không như mong muốn. Vì vậy, việc nắm rõ những lưu ý quan trọng trước khi đặt set quà tết cho toàn doanh nghiệp là điều cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru.
Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đồng thời tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo món quà chỉn chu, ý nghĩa.
1. Xác định rõ mục đích và đối tượng nhận quà
Mỗi nhóm người nhận sẽ cần những loại quà khác nhau: khách hàng VIP, nhân viên lâu năm, nhà phân phối, đối tác chiến lược… Sự phân nhóm giúp doanh nghiệp lựa chọn quà phù hợp, tránh mua tràn lan thiếu hiệu quả. Với những nhóm đặc biệt như gia đình có trẻ nhỏ, đôi khi món quà liên quan đến sức khỏe như hồng sâm trẻ em hàn quốc cũng sẽ là gợi ý đáng cân nhắc.
2. Quy định ngân sách rõ ràng
Khi đặt số lượng lớn, chỉ cần chênh lệch 20.000 – 50.000 đồng mỗi phần quà cũng làm tổng chi phí đội lên đáng kể. Doanh nghiệp cần lập ngân sách dự kiến và làm việc với nhà cung cấp để được tư vấn phương án tối ưu chi phí mà vẫn giữ được tính sang trọng.
3. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ đảm bảo từ chất lượng sản phẩm, bao bì, thời gian giao hàng cho tới các dịch vụ hỗ trợ như in logo, gắn thiệp chúc Tết. Hãy ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm nhiều năm, có kho hàng ổn định và ảnh thật – mẫu thật rõ ràng.
4. Kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm
Quà Tết dù đẹp hay ý nghĩa đến đâu nhưng chất lượng không đảm bảo cũng sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Với những sản phẩm chăm sóc sức khỏe như nhân sâm, tổ yến, trà thảo mộc hay nước hồng sâm hàn quốc hộp 60 gói 50ml, bạn cần yêu cầu giấy tờ chứng minh nguồn gốc, hạn sử dụng và mẫu dùng thử.
5. Cân nhắc thiết kế bao bì
Bao bì là thứ đầu tiên người nhận nhìn thấy. Những hộp quà được thiết kế chỉnh chu, trang nhã sẽ tạo được thiện cảm mạnh mẽ. Bạn nên chọn những màu sắc truyền thống như đỏ – vàng hoặc theo bộ nhận diện thương hiệu để tăng mức độ nhận diện.
6. Kiểm tra thời gian giao hàng và khả năng đáp ứng số lượng lớn
Một trong những rủi ro phổ biến là nhà cung cấp không thể giao đủ số lượng theo tiến độ, dẫn đến thiếu quà vào phút chót. Khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên:
Yêu cầu cam kết bằng văn bản
Kiểm tra tồn kho thực tế
Chốt thời gian giao từng đợt
Điều này cực kỳ quan trọng nếu bạn đặt hàng lao động hoặc hàng nhập khẩu.
7. Đặt mẫu thử trước khi chốt đơn số lượng lớn
Không ít doanh nghiệp đặt trực tiếp mà không kiểm tra hàng mẫu, dẫn đến sai lệch về màu sắc, kích thước, chất liệu hộp hoặc chất lượng sản phẩm bên trong. Yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu dùng thử, sau đó cả team cùng đánh giá trước khi chốt đơn lớn.
8. Dự phòng số lượng để tránh phát sinh
Trong thực tế, danh sách người nhận quà thường thay đổi. Một vài đối tác mới được bổ sung, số nhân viên thay đổi hoặc doanh nghiệp muốn tặng thêm cho khách thân thiết. Vì vậy, hãy đặt dư 5–10% để tránh lúng túng hoặc phải đặt bổ sung với giá cao hơn.
9. Kiểm tra dịch vụ in ấn – cá nhân hoá quà tặng
Nhiều doanh nghiệp hiện nay muốn quà Tết đi kèm logo, thiệp chúc Tết hoặc thông điệp thương hiệu. Bạn cần kiểm tra:
Công nghệ in logo (dập nhũ, UV, in chìm…)
Chất lượng hộp quà
Màu sắc in có giống ấn phẩm gốc không
Một món quà được cá nhân hóa chỉnh chu sẽ tạo dấu ấn mạnh mẽ hơn.
10. Ký hợp đồng rõ ràng để tránh tranh chấp
Hợp đồng phải ghi rõ:
Số lượng
Mẫu mã
Thời gian giao hàng
Chi phí vận chuyển
Hạng mục in ấn
Chính sách đổi trả nếu lỗi sản xuất
Điều này giúp doanh nghiệp được bảo vệ tốt hơn nếu có phát sinh ngoài ý muốn.
Kết luận
Quà Tết số lượng lớn là hạng mục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị sớm, kiểm tra kỹ lưỡng và lựa chọn đối tác uy tín sẽ giúp quá trình diễn ra thuận lợi hơn. Đặc biệt, những hộp quà sức khỏe cao cấp hay mang ý nghĩa may mắn luôn là lựa chọn lý tưởng – vừa tinh tế vừa phù hợp với truyền thống tặng quà ngày Tết của người Việt.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét